Richtlijnen voor participatie

Omdat gemeentes actief bezig zijn met burgerparticipatie, hebben we participatie coach lars Schotel gevraagd te helpen bij het opzetten van de onderstaande richtlijnen. Hou er rekening mee dat een goede voorbereiding essentieel is, neem hier dus ruim de tijd voor. Hieronder zijn veel details beschreven, kies de zwaarte die bij de opgave past. Ga niet alles perfect doen, bepaal zelf hoeveel detailniveau nodig is.

Belanghebbenden

Bepaal samen met de opgavetrekker, strategische gesprekspartner het volgende:

  • Op welke groep medewerkers heeft de opgave betrekking?
  • Zijn er buiten de medewerkers nog meer belanghebbenden?
  • Wat is het belang en invloed van alle belanghebbende?

Overweeg je zelf ook om deze gespreksvorm in te zetten?
Lars Schotel helpt je daar graag bij:

Adviseur Specialisten Organisatie
Gemeente Utrecht
l.schotel@utrecht.nl

Participatievorm 

Bepaal wat het doel is de participatie:

  1. Raadplegen: De participanten wordt om hun mening, ervaringen en ideeën gevraagd. De opgavetrekker bepaalt de agenda en gebruikt waar mogelijk de reacties van betrokkenen bij het vervolgproces.
  2. Adviseren: De opgavetrekker vraagt om advies. De participanten kunnen problemen en oplossingen aandragen. De opgavetrekker bepaalt de agenda, maar de reacties van betrokkenen spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van het beleid. De opgavetrekker verbindt zich dan ook aan de resultaten en kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan alleen beargumenteerd afwijken.
  3. Besluitvorming: De opgavetrekker vraagt de participanten als gelijkwaardige partner bij het project. Samen met de opgavetrekker bepalen de participanten de agenda en zoeken naar oplossingen. De opgavetrekker verbindt zich aan de gekozen oplossingen in de besluitvorming. Participanten zitten al vroeg met de opgavetrekker aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak denken de participanten ook mee over hoe het proces ingericht moet worden.

Selectie participatiegroep

  • Bepaal de groep waar de opgave betrekking op heeft;
  • Bepaal selectie methode: hele groep, loting, aangemelde vrijwilligers of handmatige selectie.
    Een suggestie: (1) raadplegen: middels loting of vrijwilligers, (2) advies: middels loting aangevuld met een handmatige selectie; (3) co-creatie: middels handmatige selectie en vrijwilligers; Zorg er altijd voor dat een geselecteerde groep aangevuld wordt met een random groep of met vrijwilligers om op die manier de afspiegeling ethisch te houden .
  • Nodig ongeveer de 30% meer medewerkers uit dan je zou willen. Omdat het niet binnen het primaire proces van de medewerkers valt, zijn ze eerder geneigd af te zeggen.
  • Hou het open: als medewerkers een collega mee willen nemen dan kan dat.

Randvoorwaarden

  • De participanten krijgen hiervoor de benodigde tijd;
  • De strategische gesprekspartner zorgt ervoor dat de benodigde kennis wordt overgedragen tijdens het participatieproces;
  • De inhoud, het proces en de uitkomsten worden transparant door de voorlichter gecommuniceerd.

Participatie

Er zijn verschillende vormen die je kunt hanteren. In de aankomende Linkedin posts  gaan we hier dieper op in. 

Zoals aangegeven is het belangrijk dat alle rollen (strategische gesprekspartner, kritische vriend, en voorlichter) erbij aanwezig zijn. De regisseur kan als procesbegeleider optreden maar is in kleinere setting wellicht niet nodig.
De participanten zijn in principe leken en geen getrainde medezeggenschappers. Het is daarom belangrijk dat ze zo goed mogelijk worden meegenomen in het proces.

  1. Opgavetrekker legt de opgave uit
  2. Strategische gesprekspartner draagt de achtergrond kennis over
  3. regisseur ligt het proces toe.

Verwachtingsmanagement 

Participanten creëren verwachtingen met betrekking tot de mate van invloed die zij hebben. Zodra ze mee gaan denken zijn ze betrokken en verwachten ze dat hun stem terug te zien is in het eindresultaat. Geef daarom vooraf duidelijk aan:

  • wat er van de participanten verwacht wordt (raadplegen, advies, co-creatie);
  • wat er met het eindresultaat gedaan wordt en wanneer;
  • hoe zij het resultaat kunnen volgen.

Archetypen

Een participant stapt vers in een opgave, dan is het logisch dat men vanuit emotie een mening vormt. Sommige mensen kunnen dit makkelijk uiten en sommige mensen voelen zich om welke reden dan ook niet prettig om hun emotie te uiten. Wanneer het om een opgave gaat waar veel verschillende belangen bij komen kijken of wanneer het een emotioneel beladen opgave is, is het goed om met archetypen te werken. Middels archetypen kunnen medewerkers hun eigen emotie meer beschouwen, meer begrip creëren voor medewerkers in andere situaties en voelen zij zich minder aangevallen als iemand een mening heeft over een bepaald archetype.  In de aankomende periode zullen wij in onze  Linkedin groep de archetypen presenteren.

 

Ethisch nadenken

De meeste medewerkers zijn niet gewend om in het belang van de organisatie of van alle medewerkers te denken. Het is goed om hen bewust te maken van het feit dat ze meedenken voor een grotere groep. Zij zullen sneller een ethische beslissing maken wanneer zij zichzelf met betrekking tot het dilemma de volgende vragen stellen:

  1. Wat zijn mijn persoonlijke normen en waarden bij dit thema
  2. Wat is mijn belang?
  3. Welke beslissing zou de meeste mensen positief beïnvloeden?
  4. Welke beslissing zou de meest negatieve impact hebben op welke groep?
  5. Wat is de lange termijn impact van de te maken beslissing?

Nazorg

Een participatiesessie zorgt voor veel energie. Nu alles nog vers is, is het van belang snel door te pakken. Vaak gebeurt het dat het leveren van de input snel verloopt maar dat de daadwerkelijke beslissing door welke reden dan ook lang op zich laat wachten. Om medewerkers betrokken te houden en bereid te houden in de toekomst ook weer te participeren, is het belangrijk dat de voorlichter open blijft communiceren ook als er niks te communiceren valt.  

Wanneer het besluit wordt gecommuniceerd is het voor de participanten prettig om te weten wat er met hun input is gebeurd en waarom dit wél of waarom dit niét is meegenomen.

What is in it for them?

Als je medewerkers vraagt om hun tijd in iets te steken dan is het goed om te weten waarom dit ook voor hen van toegevoegde waarde is zodat je daar ook invulling aan kunt geven. Dit zijn mogelijke punten:

  • Inzicht in nieuwe thema’s
  • Nieuwe collega’s ontmoeten
  • Inzicht in strategische beslissingen
  • Keuzes leren maken bij moeilijke dilemma’s

 

Sociocratie

De Sociocratische kring methode helpt organisaties betere besluiten te nemen die sneller worden uitgevoerd. Je kunt deze methode toevoegen aan een (bestaande) lijnstructuur voor de uitvoering van dat beleid.

Peilingen

Je kunt peilingen op twee manieren inzetten: (1) vooraf van het proces om zoveel mogelijk informatie en argumenten op te halen of (2) achteraf, om te peilen wat mensen ervan vinden