Selecteer een pagina
— Ilja van den Berg

8 stappen voor succesvolle medewerkersparticipatie

Met z’n allen werken aan de ontwikkeling van de organisatie, is natuurlijk een goed idee. Het resultaat past dan beter bij de werkelijkheid en er is meer draagvlak… maar… hoe zorg je ervoor dat dit resultaat ook passend is voor álle collega’s en dat de inspanning het gewenste kwaliteit oplevert.

Lees de volledige publicatie over co-organiseren.

1. Breng de belanghebbenden in kaart

Bepaal samen met de opgavetrekker, strategische gesprekspartner het volgende:

  • Op welke groep medewerkers heeft de opgave betrekking?
  • Zijn er buiten de medewerkers nog meer belanghebbenden?
  • Wat is het belang en invloed van alle belanghebbende?

2. Bepaal wat het doel van de participatie

  • Raadplegen: De participanten wordt om hun mening, ervaringen en ideeën gevraagd.
  • Adviseren: De participanten kunnen problemen en oplossingen aandragen.
  • Besluitvorming: Samen met de opgavetrekker bepalen de participanten de agenda en zoeken naar oplossingen.

 3. Selecteer de participanten

  • Bepaal de groep waar de opgave betrekking op heeft;
  • Bepaal selectie methode: hele groep, loting, aangemelde vrijwilligers, handmatige selectie of een combinatie daarvan.
  • Nodig ongeveer de 30% meer medewerkers uit dan je zou willen. Omdat het niet binnen het primaire proces van de medewerkers valt, zijn ze eerder geneigd af te zeggen.
  • Hou het open: als medewerkers een collega mee willen nemen dan kan dat.

4. Maak het interessant voor de participanten

Als je medewerkers vraagt om hun tijd in iets te steken dan is het goed om te weten waarom dit ook voor hen van toegevoegde waarde is zodat je daar ook invulling aan kunt geven. Dit zijn mogelijke punten:

  • Inzicht in nieuwe thema’s
  • Nieuwe collega’s ontmoeten
  • Inzicht in strategische beslissingen
  • Keuzes leren maken bij moeilijke dilemma’s

 5. Zorg dat de randvoorwaarden op orde zijn

  • De participanten krijgen de benodigde tijd beschikbaar;
  • De benodigde achtergrond informatie is beschikbaar voor de participanten;
  • De inhoud, het proces en de uitkomsten worden transparant gecommuniceerd.

6. Manage de verwachtingen

Participanten creëren verwachtingen met betrekking tot de mate van invloed die zij hebben. Zodra ze mee gaan denken zijn ze betrokken en verwachten ze dat hun stem terug te zien is in het eindresultaat. Geef daarom vooraf duidelijk aan:

  • wat er van de participanten verwacht wordt (raadplegen, advies, co-creatie);
  • wat er met het eindresultaat gedaan wordt en wanneer;
  • hoe zij het resultaat kunnen volgen.

7. Maak gebruik van archetypes

Een participant stapt vers in een opgave, dan is het logisch dat men vanuit de eigen emotie een mening vormt.
Wanneer het om een opgave gaat die emotioneel beladen is of waar veel verschillende belangen bij komen kijken, is het handig om met archetypen te werken. Middels archetypen kunnen medewerkers hun eigen emotie en die van andere types meer beschouwen

8. Vergeet de nazorg niet

Een participatiesessie zorgt voor veel energie. Nu alles nog vers is, is het van belang snel door te pakken. Vaak gebeurt het dat het leveren van de input snel verloopt maar dat de daadwerkelijke beslissing door welke reden dan ook lang op zich laat wachten. Om medewerkers betrokken te houden en bereid te houden in de toekomst ook weer te participeren, is het belangrijk te blijven communiceren ook als er niks te communiceren valt.

En wanneer het uiteindelijke besluit wordt gecommuniceerd is het voor de participanten prettig om te weten wat er met hun input is gebeurd en waarom dit wél of waarom dit niét is meegenomen.